♰超巨大サークル♰ を動かす役員のおしごと

こんにちは、20Bの@dan_danです。

traPではグラフィック班やSysAd班でデザイン・映像・イラスト(最近から)の進捗をしています。

何者？

traP部員から立候補制で募集され、1年間の任期を持ちます。大きいサークルなので、ちゃんと(信任)投票もします。

役職の種類は7つあります。

代表

言うまでもなく最高責任者です。部内SNS「traQ」に常駐し、役員全体に目を光らせています。

庶務

「雑務を行う」役職です。私のポストなので、記事の後半でいろいろ書きます。

会計

traPでは(皆さんの想像より)かなり桁の多いお金を管理しています。メンバー全員から半期ごとに部費を集め、イベント・備品購入等で必要になる支出を決裁します。

渉外

traPの窓口役です。企業の方などから頂いたDMやメールを読み、返信内容を検討しています(そのため、返信にお時間を頂くこともあります)。

書記

様々な議事録を作成します。東工大の公認サークルに必須の活動報告書の執筆をします。

広報

Twitterや公式サイトを利用して、イベント・出展の告知を行います。

役員補佐

これら6役職は1人では絶対回らないので、分担のために複数の補佐役を設けます。

平役員

traPが行う or 参加する大きめのイベントをそれぞれ担当し、内容の検討や手続きをします。

それぞれがメールアドレス・アカウント・口座といった異なる権限を持っており、不必要にその範囲が広くならないようになっています。
例年の役員は、学部2年・学部3年で構成されています。

役員会

役員はtraPの活動や方針について、一定の権限を持っています。議論・決議をするために、役員会議が月一くらいで開かれます。

例えば、

イベントの進行状況報告
部内SNSにおけるゾーニングの必要性
外部向けガイドラインの策定
部室の管理体制の決定
規約の改訂

が最近話し合われました。

※ 実際に策定した外部向けガイドラインは、こちらをご確認ください。

庶務

庶務はtraPの内務省のようなもので、以下のように部員が活動するための場を整える……と言えばいいでしょうか。

集会をする

traPの活動は各々が自由にやっていますが、月1回のメンバー集会を設定し、全員に参加を奨励しています。

ここでは、ジャンルやプロジェクト(合作)ごとの進捗報告であったり、運営上の決定事項を連絡したりしています。

また、部内ショートプレゼン会「らんぷろ」も行われます。部員が各々、興味のあるトピックや勉強したりやってみたりしたことについて5-10分くらいで発表する会です。

YouTube・zoom 等の枠立てや告知をし、当日は司会進行を務めています。

大学側との連絡

traPは公認サークルであり、部室の提供をはじめ様々な恩恵を頂いています。代わりに、活動のために講義室を借りたり、学内でイベントを開いたりする際には、然るべきタイミングで打診をし、必要な書類を準備することになります。

庶務(=私)は大学に届け出ている「連絡人」であり、メンバーや他の役員からの依頼を受けて、大学側や顧問の先生とメールのやり取りを行っています(書類準備そのものは、担当の人にぶん投げることが多い)。最近はありがたいことにイベントの頻度も多く、連絡の機会は増えた印象です。文章能力が上がっているといいね。

部員への連絡

集会の告知、部室やワークスペースが使える期間の連絡などです。部内SNSのみならず部員宛てにメールを送ることもあります。

部内イベントのサポート

部内では講習会が開かれ、知識の伝達やブラッシュアップがなされています。内容に応じて、部が有するzoom・YouTubeアカウントを利用することもできます。その枠立てや当日の配信を担当します。

部室の管理

掃除とかは実際に使った人にお願いしています。
利用ルール・場所などドキュメントを整えたり、部室(8人しか入らないので、確実に溢れる)の補完として講義室を借用する手続きを庶務が行います。

いかがでしたか？

書き過ぎた感があるので、消されるかもしれません。

traPをぶん回している役員についてのご紹介でした。サークルの運営なんて適当だろと思っていたので、入部した後、役員にある裁量・責任の大きさはかなり意外でした(なぜかその一人になってしまっていますが……)。また、黎明期からこのような運営システムを固めていたOBの方々も凄い。

皆さんの組織はどんな風に回っていますか？

明日の記事は@season1618さんです。
(私が2時間遅れの世界線を歩んでいるので、すでに投稿されています。)