この記事はtraP新歓ブログリレー2024、39日目の記事です。

はじめに

こんにちは！　23Bの @cp20 です！

traPも含め、いくつかの場所でコミュニケーションの重要性を感じる場面が多々あったので、コミュニケーションの重要性を全世界に発信すべくこの記事を書いています。もともとは「プロジェクトを進めるには」という話を書く予定だったんですが、プロジェクトを進めるにあたってのコミュニケーションの取り方の話を書いているので、実質同じ内容です。

扱うコミュニケーションのスコープ

まずは軽くコミュニケーションとは何かについて考えていくのと同時に、今回扱うコミュニケーションの範囲を設定しておこうと思います。

とりあえずコミュニケーションのWikipediaページの第一文を引っ張ってきました。

コミュニケーション（英: communication）とは、社会生活を営む人間の間で行われる知覚や感情、思考の共有^[1]。あるいは単に、（生物学な）動物個体間での、身振りや音声、匂い等による情報の伝達^[1]。辞書的な字義としては、人間の間で行われる知覚・感情・思考の伝達^[1][2]、などと定義付けられる。

広義的には個体間の情報の伝達を全て包含するようですが、もちろんここで議論の対象にしたいのは社会を形成する人間同士の情報伝達に関してです。

さらにコミュニケーションは場面ごとに様々な形態をとると思います。例えば友人同士のコミュニケーション1つ取っても、仲の良い友人と遊びに行くとき、サークルで友達と話すとき、友達と一緒に何か作品を作るとき、それぞれ少しずつ温度感が変わってくるのではないかと思います。それらは連続的でどこかで確実に線引きできるというわけでもないですが、ここでは便宜的に何かしらのプロジェクトを進める上でのコミュニケーションに絞って議論することにします。

なぜコミュニケーションが大事なのか

逆にコミュニケーションに気を配らなかった場合どうなるのかを考えてみましょう。

A「Bさんこれ○○までにやっといて」

B「(え、なんで私が)」

B「(無視しよ)」

(数日経って期限が過ぎた後)

A「Bさんなんでこれやってくれなかったの？」

B「いや私その仕事受けた記憶ないですけど...」

A「は？いや振ったでしょキミに」

B「いや一方的に言われただけじゃないですか、あんなの振ったのうちに入りませんよ」

一度は見覚えのある例なのではないでしょうか？　このようなコミュニケーションでは最終的に仕事は誰もやらなかっただけでなく、AさんBさんの間の関係性が悪くなってしまいます。

しかし次の例ではどうでしょうか。

A「Bさん、この仕事なんだけど、□□の事情で○○までにやらなきゃいけないんだけど、もし良かったら頼めるかな？今手が空いてるのがBさんしかいなくて、、 (確認したら反応してくれると嬉しい...！)」

B「ちなみに具体的に何やればいいのかな」

A「△△と××をやって欲しい！☆☆は逆に既にやってあるからやらなくても大丈夫！」

B「了解。やります！」

(数日経って期限の日)

B「Aさん、前に言われてたあれできました！これでOKですか？」

A「うん、バッチリ！しっかり期限までに出してくれてありがとう！助かります！」

お互いに上手くコミュニケーションが取れています。これはたまたま上手く言ったような例を出しているだけじゃんと言われてしまえばそうなのですが、ちょっとした気づかいでお互いに気持ちよくプロジェクトを進めることができるようになるのであれば、やらない手はないですよね？

事例から学ぶ - あのときどうすれば良かったのか

ここからはいくつかの事例を紹介して、その事例の何が良くなかったのか、どうするべきなのかを説明していこうと思います。ただ、ここの事例を全て踏まえてそれさえ守れば完璧というわけではもちろんないです。事例に思い当たる節があればぜひ改善して欲しいと思いますが、それだけではなく上手いコミュニケーションの取り方を探っていって欲しいなと思います。

ちなみに会話はサークルぐらいの温度感を想定しているので、会社でのそれと比べると少しフランクめかもしれないです。そういうもんだと思ってください。

タスクを振るとき

プロジェクトを進める上でタスクを振るという作業は日常的に頻繁に発生するかと思います。プロジェクトが大きくなって関わる人数が多くなるほどタスクが増えて大変になるので上手く分散させることが大事になってきます。

ただタスクを振るというのは非常に難しく、振る側も振られる側も気を遣う必要があります。じゃあ具体的に何に気を遣うの？というところを少し具体化して言語化してみました。

役割を明確にしていなかったパターン

A「あれBさん、昨日のミーティング議事録がないけど」

B「あれ、私がやるんだったけ？そんな話聞いてないよ」

A「初回でBさんがやってくれるって言ってたと思うんだけど」

B「え、それは初回だけのつもりだったんだけどな」

(お互いに気まずい雰囲気が流れる...)

この例では2回目以降のミーティングの議事担当の認識がお互いに食い違っていたことが原因で議事の取り忘れという事態が発生しています。ミーティングの議事程度ならまだ何とか取り返しがつくかもしれませんが、特に外部に依頼するものなど取り返しがつかないものでこのようなすれ違いが起こると悲惨です。

対策としては、しっかりと何をして欲しいのかを明確にすることです。特にこの例では一度やってくれたからもうその人はその担当だろうという思い込みが原因ですれ違いが起きてしまっています。少しでも怪しいなと思ったらしっかり確認して、お互いに認識を合わせておきましょう。

逆にタスクを振られる側も、曖昧さがあるなと思ったらたぶん大丈夫だろうと思いこまずにしっかり確認するようにしましょう。今回の例でいえば、自分は議事録を取ってないけど、誰か議事録を取ってくれてるのかな？と思ったら、しっかり確認して事故を未然に防ぎましょうという話です。

期限を明確にしていなかったパターン

A「Bさん、○○やっておいてもらえる？それなりに早めにやってもらえると助かる」

B「了解、やります」

(数日後...)

A「そういえばBさん○○やってくれた？」

B「あ、まだやってないです」

A「えー、早めにって言ったじゃん」

B「(もやもや)」

B「そうですね。やります」

期限を設定していない、あるいは曖昧な期限しか設定していないと両者の間で期限の認識に相違が生まれ、お互いもやもやが発生してしまいがちです。「なるはや」という言葉も、振る側は1時間以内ぐらいだと思っていても、振られる側は今忙しいし明日まででいいかと思ってしまっているかもしれません。

対策として、曖昧さを含まない期限を設定しましょう。1時間以内にやって欲しいなら1時間以内と言って、明日の12:00までにやって欲しいなら明日の12:00までと言いましょう。日付で設定するときはしっかり時間まで明確にするのが重要です。

タスクを振られる側も、曖昧な期限で振られた時は「これっていつまでにやればいい？」とか「明日って明日のいつまで？」とかしっかりと確認するようにしましょう。

意見を言うとき

プロジェクトを進める上でお互いに意見を言い合うことはありますよね？お互いの仕事が完全に分担されていて口出ししないとか、あまりにも仕事が完璧すぎて言うことがないみたいな特殊なパターンを除けばほとんど全てのプロジェクトで意見を言うというシチュエーションは存在すると思います。

しかし意見を言う、というのは一歩間違えれば相手の仕事を否定するということに繋がりかねません。だからと言って意見を言わないのはプロジェクトの雰囲気として良くありません。お互いに気持ちよく意見を言い合うためのtips的なものを少し言語化してみました。

相手の仕事に対してリスペクトがないパターン

A「○○やりました！これで大丈夫ですか？」

B「うーん、ここちょっとダサくない？」

A「え、ダサいですか？」

A「(頑張って作ったんだけどな)」

B「うーん、ダサいというか何というか、ちょっと変えて欲しいかも」

A「そう言われてもちょっと分からないです...」

相手は頑張って仕事をしてくれたのに、ダサいと言われると傷つきますよね？じゃあダサいという気持ちを押さえつけろというわけではなく、相手の仕事に対してリスペクトしながら伝えて欲しいのです。

B「やってくれてありがとう！すごい助かる！　ただここのところちょっとびみょいかなって思って、むしろこうした方が良くなると思うんだけど、どうかな？」

と伝えてみたらどうでしょう？Aさんもその方が良いかもと納得してくれるかもしれませんし「それならこの方がもっと良いかも」と議論が発展するかもしれません。自分の意見を上手く伝えるために相手の仕事をまずリスペクトするということを考えてみてください。

結局どうすればいいのか

事例を色々例にしてつらつらと書いてきましたが、相手に対してリスペクトを持つというのが結局一番大事なことなのではないかと思っています。自分が相手に対して言葉を発そうとしているとき、その言葉は相手に対してリスペクトがあるかを毎回確認して欲しいなと思います。リスペクトの精神がしっかりあればギスギスしてしまうような状況は避けれるのではないでしょうか。

おわりに

改めて言語化してみると意外に難しいものですね。自分のもやもやの3割ぐらいしか言語化できてないような気がします。また気が向いたら追記したり別のところで書いたりするかもしれません。

実際コミュニケーションと言うのは繊細で難しいもので、場面ごと人ごとに最適なものが変わります。しかしその中でも上手くそこそこ良い解を出す方法の一助としてこの記事が役に立ったら嬉しいです。

明日は @Akira_256 っちの記事です！　たのしみ～

ボクの次の記事は8日後です！　それで最後なのでお楽しみに！