♰超巨大サークル♰ を結びつける集会のこと【AdC 2022 26日目】

こんにちは、同期が次々に留年して困惑している、20Bのdan_danです。
~~本稿は、本来であれば去年の12月20日にアドベントカレンダーとして公開すべきものでした。この場を借りて土下座申し上げる次第です。~~

traPではグラフィック班やSysAd班でデザイン・映像・イラストの進捗をしています。
最近は

こんなものを作りました(表紙デザイン)。

デジタル創作同好会traPはクリエイター・技術者の集団で、東工大生限定でありながら、500人を超える部員を抱えています。
活動内容の多くは、するだけなら個人でも十分できるものです。しかし、同じモチベーションを持った部員に成果を共有できる機会や、何かしらのイベントに参加 or 企画する機会があるのが、クリエイターが「群れている」事の大きなメリットだといえます。

さて、どのような集団にも、目的は色々あれ、ミーティングという機会をもつのが一般的かと思います。
私は昨年まで「メンバー集会」を主宰する立場におりました。大きめの学生サークルであるtraPの集会はどのように行われているか、軽く触れたいと思います。

集会の内容

メンバー集会では、連絡の伝達と各チームの進捗報告、「らん☆ぷろ」を行います。

連絡の伝達 : 役員会で決定した事項(規約改定など)に加えて、全員に関わるイベントの通知、協力者(プログラミング教室のTAなど)の募集。
各チームの進捗報告 : プロジェクトおよび班で前回からやったことを短く報告する。
「らん☆ぷろ」 : 後述。

回によっては顧問からのメッセージや信任投票を含むことがあります。やはりtraPで何らかの活動をしている(したい)人は、ぜひ参加しておきたい内容ですね。

役員会って何？という方はこちらの記事をご覧ください。

ハイフレックス形式という試み

みなさんのサークルはどのようにミーティングを開いていますか？参加率はどの程度でしょうか？
traPは階層的に集会を立てています。すなわち、部員全員を対象とするものと、プロジェクト・役員会といった特定のグループでなされるものです。後者の会議はチームに属している人は参加を求められるのに対して、前者は自由参加ということになっています。(traPは全員協力で何かを目指す性格の組織ではないため)

以下は、全てのメンバーを対象とした「メンバー集会」の話になります。これは月1回夕方に2時間程度開いています。
2019年度まで、traPは講義室を借りて集会をしていました。学内活動が制限されている2年間は、zoomとYouTube Liveを利用したオンラインでの実施となっていました。

現在は、2つを組み合わせたハイフレックス形式を採用しています。背景には、キャンパス内での活動に関する温度差があります。サークルらしく集まって活動する意義・楽しさは知っているものの、家から出て大学に来る手間と天秤にかけたときに、めんどくせえ！という人々と、構わず登校する人々がいます。(弊サークルで、20Bは特に対面行事を避ける傾向)
交流という観点では、永久にオンラインにするのは適切ではありません。一方で、なるべく参加してもらう必要があるので、手間を承知で両方の需要に対応しています。

対面

大岡山の講義室を借りて、さらにプロジェクター・マイクを持ち込んでいます。
教室内の音声を司会PCを通してzoom(YouTube)へと入れます。反対に、zoomで喋っている人の音声を拾って教室内にも聞こえるようにします。
東工大生は確実にノートパソコンを所持しているため、資料の共有は各自のPCからzoom経由で行うようにしており、それをプロジェクターに投影します。
終了後はnomikuiが生えるのが一般的です。たいてい駅の南側にある高級イタリアンです。 ~~20Bは対面参加率が低く、先輩か後輩のグループに混ざることになります。~~

オンライン

家でふんぞり返って参加したい人の手段です。何かしらの発表をする人はzoomで、他はYouTubeあるいは「Emoine」から観る形になります。
zoomはプロプランの機能としてYouTubeへのストリーミングがあり、それを利用すると簡単に配信が可能です。
集会当日はプロジェクター用・配信用で計3台のPCが使われます。

後追い

メンバー全員の予定が合うわけがないため、集会は運営(配信を行う庶務・役員会の伝達事項を述べる代表・議事録を取る書記)の予定が合う日時に決め打ちで実施し、コンフリクトの生じた人のためにアーカイブを残しています。これはYouTube Liveの機能を利用しています。
traPでは講習会を含め、後から誰でも参照・検索できるように記録を作っておく文化がありますが、その一例ですね。

反応ツールとしての「Emoine」

「Emoine」は以前のハッカソンで開発されたツール。
YouTubeの配信をニコ動のようにリアクションを示しながら視聴するもので、チャットを打ったり、♰オリジナル♰のスタンプ群を押すと、全員の画面へ一定時間表示される機能になります。 ~~規約的に若干危ないです。~~

「Emoine」のことは開発者ブログをご覧ください。

今は発表者や司会の多くが講義室にいるので、スタンプが押されることはあっても、双方向のコミュニケーションという点ではあまり使われていません。

個人進捗発表会「らん☆ぷろ」

部内ショートプレゼン会が最後に行われます。
詳しくは @d_etteiu8383 さんの執筆した記事をご覧ください。

名前はrandomなprogressからきています。部員が各々、興味のあるトピックや勉強したりやってみたりしたことについて5-10分くらいで発表するものです。技術的な話題でなくてもよく、私は受講レポートや離島旅行布教などもしていました。
traPの人は個々の趣味は偏っている事がありますが、人数が多い分、いろんな視点で発表を見てもらえます。リアクションもすぐに返ってくるのがよいところですね。聞く側としても楽しいです。

プロジェクト「traPortation」のトライアル。その日に数個のフィードバックを得た。

運営

役員会の面々は、メンバー集会を実施するためにいくつかのタスクを行っています。

伝達事項の整理
講義室の確保・物品借用手続き
メンバーへの連絡とリマインド(部内SNSおよびメール)
当日の用具準備
司会(時間管理・配信)
議事録の作成

今後

メンバー集会自体は、上記の通り進捗共有と連絡の場にすぎませんが、活動する上では次のような意義があると考えています。

専門でない分野にも関心を向ける
他人の進捗を見聞きし、自分のモチベにつなげる
月1回、進捗を共有させられることで、プロジェクト開発の不必要な長期化の抑制
部への貢献やアウトプットのできる機会(教室TA・大会など)の情報収集
他の天才メンバーと居合わせることによる交流や知見交換

幽霊部員はtraPにも数多くいますが、活動に関心を払っているか否かに境目があると思っているので、そういう意味では参加率を上げる取り組みがまだまだ求められそうです。

いかがでしたか？

書き過ぎた感があるので、消されるかもしれません。

traPのメンバー集会の思想についてのご紹介でした。過去の集会の話も書きたいのですが、それは入学年が上の方にお任せします。

クリスマスイブまであと−46日ですね！
明日の記事はありません。